Så lyckas du med dina projekt

Bo Tonnquist är föreläsare och konsult inom projektledning och agila metoder och har skrivit flera böcker om projektledning, varav boken ”Projektledning” vunnit såväl pris som blivit en av Sveriges mest sålda och uppskattade projektledningsböcker. Bo är nu aktuell med ”Projektledning från grunden” som släpps i juni, ytterligare en bok om ja, projektledning.

Varför behövdes det en till bok om projektledning?

- Bra fråga, med tanke på att mina nuvarande böcker inom projektledning fortsätter att sälja så bra som de gör, ler Bo. Men boken ”Projektledning” med tillhörande övningsbok upplevs ibland som för omfattande. Alla behöver inte veta hur man hanterar många projekt i portföljer och program eller ska förbereda sig inför en certifiering, menar han. För de flesta är det tillräckligt att veta vad jag ska göra i det projekt jag fått ansvar för. Därför har jag valt att ta ut de delar som bara berör planering och genomförande av ett projekt och samlat dem i en ny grundläggande bok.

Projektledning från grunden ersätter alltså inte de andra böckerna utan ska ses som ett enklare alternativ. I boken varvas klassisk och agil projektledning med övningar, exempel och mallar för dina projekt. Bo menar att oavsett vad ditt projekt handlar om eller vilken bransch det genomförs inom så är alla projekt byggda kring en processmodell som följer samma flöde.

- Det är alltid bra att känna till de grundstenar som varje projekt består av och hur metodiken bör tillämpas, säger Bo. Det är en av framtidens viktiga nyckelkompetenser som efterfrågas överallt.

Vilka tror du skulle ha nytta av ”Projektledning från grunden”?

- Målgruppen för den här boken är de som läser projektledning som en delkurs inom utbildningsprogram på Yrkeshögskolan eller går på korta grundläggande kurser inom projektledning. Alltså personer som ofta inte har hunnit skaffa sig egen erfarenhet av att leda projekt, utan bara deltagit. Därför är det här en grundläggande bok som primärt fokuserar på det man behöver kunna för att hantera ett projekt, säger Bo.

Lyckade projekt

För att lyckas med projekt, menar Bo Tonnquist, behöver projektledaren både behärska projektmetodiken, förstå de specifika förutsättningarna för uppdraget och ha sammanhanget klart för sig. Att kunna kartlägga intressenter, identifiera deras behov och kunna kommunicera med dem är också avgörande för att lyckas med projektet.

Vilka egenskaper är annars viktigast för en bra projektledare, tycker du?

- Att ha förmåga att kunna sätta sig in i nya uppdrag och vad som är viktigt för kunden. En framgångsrik projektledare behöver ligga steget före och ha en plan för vad som ska hända, även sådant man inte känner till. Utan framförhållning är risken annars stor att man hamnar i en situation där man bara släcker bränder, dvs försöker lösa akuta problem, menar Bo.

Bo framhåller vikten av utbildning inom projektmetodik, vilket han menar ofta saknas i de fall projektledare misslyckas. Men även erfarenhet av att leda andra.

- Många projektledare är för snälla, säger han. Det kan bero på att de inte behärskar hur man delegeringar arbetsuppgifter och ansvar till projektdeltagare, eller är för mycket involverade i det dagliga arbetet själva.

Att många vill arbeta agilt idag gör det inte lättare, anser Bo, som menar att självstyrande team är bra men att de också behöver styrning för att vara effektiva. Han menar att det idag råder en generell missuppfattning om att agila metoder kan ersätta projektmetodiken.

- Det är fel, då det agila handlar om arbetsmetoder inom teamen medan projektmetodiken handlar om att formulera och styra projektet mot effektmål. De går däremot mycket bra att kombinera.

Så, vilka är de vanligaste misstagen en projektledare gör?

- Ett misstag som många projektledare gör är att de inte ställer tillräckliga krav på sin beställare. De accepterar uppdrag utan att ha säkerställt att de får rätt förutsättningar för att utföra det som beställaren vill ha, menar Bo. Man har också bråttom att komma igång, och lägger inte ner tid på att analysera uppdraget i en förstudie, ett misstag som kan leda till felaktiga beslut om lösning och metodval. Det medför att projektet ofta tar längre tid, kostar mer än önskat eller att målet inte går att nå. Alltför många projekt levererar tyvärr för lite eller ingen nytta alls till kunden.

En av övningarna i boken fokuserar på ett sommarstugeprojekt tillsammans med familj och vänner. Hur skulle du säga att man har nytta av sina projektledarkunskaper även privat?

- I princip allt som jag beskriver i ”Projektledning från grunden” går att använda privat, även om man inte behöver vara lika formell gällande skrivna dokument, att utse roller och hålla möten som i yrkeslivet. Men lite mer analys innan start, bättre struktur och disciplin under resan skulle nog leda till att man lyckades gå i mål oftare med sina privata projekt - och även hålla tid och budget, tillägger han.

- Det är inte bara att renoveringsprojekts omfattning ofta glider, man lägger till fler saker man vill ha gjort, som gör att det spricker. Det skulle nog inte heller skada att ha en mer professionell beställarroll gentemot hantverkare, generellt.

Vilket privat projekt är du mest stolt över?

- Svårt att säga. Det är ganska många år sedan jag själv drev ett stort projekt i rollen som projektledare, berättar Bo. Min roll de senaste 20 åren har varit att utbilda och handleda projektledare och beställare och hjälpa till att införa bättre metoder. När de lyckas med sina projekt känner även jag att jag lyckats. Jag känner mig lika stolt varje gång någon kommer fram till mig och berättar vilken nytta hon eller haft av mina böcker eller kurs som jag varit lärare på, skrattar Bo. Men, privat… skulle jag definitivt säga renoveringen av mitt mer än 100 år gamla landställe!

Projektledning-fran-grunden.jpg

Mer om Projektledning från grunden

”Projektledning från grunden” är en bok för dig som ska leda eller vara med i ditt första projekt eller som har varit med i ett par projekt och vill komplettera din praktiska erfarenhet med teori. Den är främst tänkt som kurslitteratur på grundläggande kurser i projektledning och projektkunskap inom yrkesutbildningar, men passar också bra för kurser på gymnasiet.

Boken kommer att släppas första veckan i juni.

Läs mer om Projektledning från grunden här.